Règlement intérieur

2145

Le respect de toutes les dispositions prévues au présent règlement intérieur s’impose à tous les Adhérents de l’Union dite Coalition Internationale Sida (CIS).

L’adhésion à l’Union comporte acceptation expresse tant des Statuts que du Règlement Intérieur, ainsi que de la Charte.

ARTICLE 1 – Adhésion des associations

1. Conditions d’adhésion

Les candidatures des associations sont formulées par écrit et signées par le représentant légal de l’association candidate et adressées à un Membre Fondateur, au moins. Elles sont accompagnées d’un dossier comprenant :

Les Statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur ainsi que le justificatif de l’existence de l’association.

Le cas échéant, la liste des membres du Conseil d’Administration et du bureau, avec, pour ces derniers, la mention de la qualité de chacun.

L’engagement écrit de fournir chaque année le rapport d’activité, les comptes annuels, les procès verbaux d’assemblées générales.

Un descriptif du projet associatif.

Un exemplaire de la Charte de la Coalition Internationale Sida (CIS) paraphé sur chaque page et signé en dernière page, marquant l’adhésion aux principes de la Coalition.

2. Procédure d’adhésion en application de l’article 9 paragraphe b) des Statuts de l’Union

Les Fondateurs instruisent dans un délai raisonnable l’ensemble du dossier d’admission d’une nouvelle association. Ils peuvent solliciter du postulant tout complément d’information nécessaire à la prise de décision et, dans ce cadre, diligenter une visite sur site au sein de l’association postulante dont un compte rendu sera remis au Conseil d’Administration pour décision. Celle-ci est motivée et notifiée par écrit mais non susceptible d’appel.

Tout Membre bénéficie du Label « Coalition Internationale Sida » de l’Union à condition qu’il respecte les critères et les engagements énoncés ci-après (et dénommés « Les critères du Label Coalition Internationale Sida – CIS ») et dans la Charte, l’ensemble des principes et règles contenus dans les Statuts et le Règlement Intérieur et s’oblige à œuvrer à la réalisation de l’objet social de l’Union dans le respect du Préambule :

  • l’association est reconnue juridiquement dans son pays ;
  • la lutte contre le VIH/sida est l’objet principal de l’association ;
  • l’objectif d’intérêt général visant la « transformation sociétale » ou toute notion équivalente est clairement exprimé dans les buts de l’association ;
  • la démarche communautaire est le principe de fonctionnement de l’association ;
  • les personnes infectées, soient en qualité de membres soit par l’exercice d’une fonction de direction au sein des instances de l’association (Conseil d’Administration ou organe équivalent), sont présentes et impliquées dans l’organisation de l’association ;
  • les textes qui régissent la gouvernance de l’association assurent une représentativité de ses membres sur la base de principes démocratiques et sont respectés (instances régulièrement réunies et les délibérations publiques sont consignées et disponibles) ;
  • l’association a adopté une comptabilité générale et analytique d’engagement respectant les normes internationales ;
  • l’association est en capacité de fournir les comptes certifiés pour les années n-1 et n-2 par un cabinet indépendant ;
  • un rapport d’activité annuel couvrant l’ensemble des actions de l’association et/ou des associations éventuellement rattachées (fondation ou fédération) est établi.

Lorsque l’une des conditions précitées n’est pas remplie, le Conseil d’Administration peut proposer le statut de Partenaire fixant les objectifs et délais pour devenir Membre. Le Partenaire n’est pas autorisé à utiliser le label « Membre de la Coalition Internationale Sida – CIS»

Il est adressé à tout nouvel Adhérent, Membre ou Partenaire, un exemplaire des Statuts et du Règlement Intérieur, ainsi que la Charte de l’Union.

ARTICLE 2 – Obligations administratives des Adhérents

Toute modification statutaire, tout changement survenu dans la composition des organes de direction d’un Adhérent, tout retrait ou suspension d’agrément ou d’autorisation doivent être communiqués à l’Union par ce dernier dans les quinze (15) jours de sa survenance.

Les Adhérents devront fournir dans le même délai toute modification des éléments du dossier de demande d’admission.

ARTICLE 3 – Cotisations

La cotisation annuelle est due par les Adhérents de l’Union ; elle est proposée chaque année par le Conseil d’Administration et soumise à l’acceptation de l’Assemblée Générale ordinaire.

Pour la première année, la cotisation est fixée à MILLE EUROS (1 000 €) pour les Membres et CENT EUROS (100 €) pour les Partenaires.

Pour les nouveaux Adhérents, la contribution est exigible à compter de la décision du Conseil d’Administration qui a prononcé leur admission.

ARTICLE 4 – Modalités de radiation en application de l’article 9 paragraphe b) des Statuts de l’Union

Tout Adhérent dont le Conseil d’Administration envisage la radiation, notamment pour l’une des causes énumérées à l’article 4 d) des Statuts, doit être convoqué par le Conseil d’Administration par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins quinze (15) jours à l’avance. La lettre de convocation précise les lieu et date de convocation, les motifs retenus et la sanction encourue. Tout Adhérent régulièrement convoqué est invité à fournir des explications. Il peut, à ce titre, faire valoir les moyens de défense de son choix, notamment se faire assister ou représenter à ses frais, en ayant préalablement avisé par écrit le Conseil d’Administration.

En cas d’empêchement, l’Adhérent est à nouveau convoqué dans les mêmes conditions. Sauf cas de force majeure, le défaut de présentation de l’Adhérent sur deuxième convocation autorise le Conseil d’Administration à statuer sur sa radiation.

La radiation de l’Adhérent pourra être prononcée par le Conseil d’Administration pour tout motif grave et notamment :

  • Toute initiative visant à diffamer l’Union, ses Adhérents ou ses représentants ou à porter volontairement atteinte à son objet.
  • Toute prise de position publique présentée au nom de l’Union, qui n’aurait pas été régulièrement approuvée par le Conseil d’Administration de l’Union.
  • Tout comportement préjudiciable aux intérêts de l’Union
  • Tout manquement aux principes de la Charte.

La décision de radiation est notifiée à l’Adhérent par lettre recommandée avec accusé réception dont la date de réception est le point de départ de cette radiation. Son effet est immédiat.

Concernant les Membres, la radiation entraîne ipso facto le retrait du label « Membre de la Coalition Internationale Sida – CIS ».

ARTICLE 5 – Bénéfice des services de l’Union

Les Adhérents, démissionnaires ou radiés, cessent de bénéficier des services de l’Union à compter de la date à laquelle ils cessent de faire partie de celle-ci.

ARTICLE 6 – Réadmission

Tout Adhérent qui a fait l’objet d’une mesure de radiation ne peut être admis à nouveau qu’après avoir suivi le processus de demande d’adhésion en vigueur à l’Union, et défini à l’article 1 du présent Règlement Intérieur.

Un Adhérent radié ne peut être réadmis au sein de l’Union qu’après s’être acquitté, s’il y a lieu, du montant des cotisations dues au jour de sa radiation.

ARTICLE 7 – Convocation et ordre du jour du Conseil d’Administration

Conformément à l’article 8 des Statuts, le Conseil d’Administration peut se réunir sur l’initiative de la moitié des Administrateurs. Le Président doit alors procéder à la convocation dudit Conseil et inscrire à l’ordre du jour les questions choisies par les Administrateurs. En cas de carence du Président ou du Vice Président qui le remplace, tout Administrateur peut le mettre en demeure de convoquer le Conseil d’Administration dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date à laquelle le Conseil d’Administration aurait du se tenir.

Passé ce délai, tout Administrateur peut convoquer valablement le Conseil d’Administration.

ARTICLE 8 – Fonctionnement du Conseil d’Administration

1. Modalités de votes

Les votes ont lieu à main levée mais peuvent, à la demande d’un Administrateur, s’effectuer à bulletin secret. L’élection et la révocation de la Présidence, de la Vice-Présidence, du Trésorier ainsi que la désignation de la Direction s’effectuent à bulletins secrets.

Chaque association membre du Conseil d’Administration dispose d’une (1) voix.

2. Mandat

Deux délégués mandatés par l’Association membre du Conseil d’Administration participeront aux votes au nom et pour le compte de leur Association et exprimeront la voix dont celle-ci dispose.

A défaut d’accord entre les deux délégués mandatés par l’Association membre du Conseil d’Administration, le vote de l’Association membre du Conseil d’Administration ne sera pas pris en compte.

Les représentants de l’Association membre du Conseil d’Administration sont nommés par l’organe de direction de ladite Association membre du Conseil d’Administration pendant la durée du mandat.

En cas de décision de l’Association membre du Conseil d’Administration de remplacer ses délégués au sein du Conseil d’Administration, celle-ci s’engage à en informer le Président de l’Union dans les plus brefs délais et à lui communiquer le nom de ses nouveaux délégués.

En cas d’empêchement de l’un des représentants d’une Association membre du Conseil d’Administration, le représentant présent peut valablement participer aux votes au nom de l’Association qu’il représente.

En cas d’empêchement des deux représentants de l’Association membre du Conseil d’Administration, l’Association membre du Conseil d’Administration concernée peut donner pouvoir à une autre Association membre du Conseil d’Administration de l’Union pour la représenter.

ARTICLE 9 – Commissions permanentes et groupes de travail

La création ou la dissolution d’une commission permanente ou d’un groupe de travail est décidée par le Conseil d’Administration, selon un rapport présenté par la Direction, précisant les objectifs, le programme de travail et le budget nécessaire ou, en cas de dissolution, les motifs conduisant à une telle demande.

ARTICLE 10 – Empêchement du Président

En cas d’empêchement du Président, constaté par le Conseil d’Administration, pendant une durée supérieure à trente (30) jours consécutifs, qu’elle qu’en soit la cause, le Vice Président remplace le Président empêché dont il détient l’ensemble des pouvoirs et prérogatives prévues à l’article 10 des Statuts.

Ses fonctions intérimaires prennent fin au terme de l’empêchement dûment constaté par le Conseil d’Administration et au plus tard lors du Conseil d’Administration suivant.

En cas d’empêchement prolongé, le Vice-Président convoquera alors le Conseil d’Administration conformément à l’article 7 des présentes à l’effet d’élire le nouveau Président de l’Union.

ARTICLE 11 – Assemblées Générales

1. Représentation des Adhérents
A) Nombre de voix

Les Fondateurs disposent chacun de deux (2) voix délibératives aux Assemblées Générales.

Les Associations membres disposent chacune d’une (1) voix délibérative aux Assemblées Générales.

Les Partenaires disposent chacune d’une (1) voix consultative aux Assemblées Générales.

B) Mandat

Un seul délégué mandaté par l’Adhérent participera aux votes au nom de son association.

2. Convocation aux assemblées
A) Assemblées Générales ordinaires

Quarante (40) jours avant chaque Assemblée Générale, il est envoyé à tous les Adhérents de l’Union une convocation accompagnée des documents suivants :

  • Ordre du jour présenté par le Conseil d’Administration ;
  • Rapport d’activité ;
  • Rapport financier, budget prévisionnel, projet de cotisation ;
  • Rapport d’orientation (axes stratégiques) ;
  • Projets de résolutions ;
  • Liste des membres du Conseil d’Administration ;
  • Le cas échéant, appel à candidature(s) pour l’élection du Conseil d’Administration ;
  • Liste des Adhérents ;
  • Règlement des votes ;
  • Pouvoir (un Adhérent à un autre Adhérent) ;
  • Mandat (d’un Adhérent au délégué qui le représentera à l’Assemblée Générale).
B) Assemblées Générales extraordinaires

La convocation est envoyée quarante (40) jours avant la tenue de l’Assemblée Générale extraordinaire.

Elle est accompagnée de :

  • L’ordre du jour établi par le Conseil d’Administration ;
  • Les projets de résolutions ;
  • Le rapport du Conseil d’Administration ;
  • Les projets de Statuts modifiés ou de tout autre projet de la compétence de l’Assemblée Générale extraordinaire ;
  • Pouvoir ;
  • Mandat ;
  • Liste des Adhérents.
C) Convocation d’une Assemblée Générale sur l’initiative des Membres

Conformément aux articles 14, 15 et 16 des Statuts de l’Union, les Assemblées Générales peuvent se réunir sur l’initiative des Membres de l’Union. Le Conseil d’Administration doit alors procéder à la convocation de l’Assemblée concernée et inscrire à l’ordre du jour les questions choisies par les Membres.

En cas de carence du Conseil d’Administration, tout Membre peut mettre en demeure la Direction de convoquer l’Assemblée concernée dans un délai de trente (30) jours à compter de la date à laquelle l’Assemblée aurait dû normalement se tenir.

3. Préparation des Assemblées Générales
A) Examen par les Adhérents des textes soumis par le Conseil d’Administration

a) Les Membres

Les Membres doivent communiquer à l’Union au plus tard vingt (20) jours avant l’Assemblée Générale :

  • Le cas échéant, les noms des candidats à l’élection du Conseil d’Administration ;
  • Les textes des interventions, motions, modifications et amendements qu’ils proposent après examen des textes soumis par le Conseil d’Administration :
    • Rapport d’activité et financier : Les Membres transmettent à l’Union leurs réflexions sur le rapport d’activité et le rapport financier ; ces interventions seront traitées lors de l’Assemblée Générale afin de donner des éclaircissements ou des explications sur l’action du Conseil d’Administration.Les Adhérents doivent examiner ces rapports au regard du rapport d’orientation (axes stratégiques) et du budget voté à l’Assemblée Générale précédente.
    • Projet de rapport d’orientation (axes stratégiques) et budget prévisionnel. Les Membres transmettront à l’Union leurs demandes d’amendement (ajout ou modification des textes) ou leurs motions (compléments ou annexes).

b) Les Partenaires

Les Partenaires doivent communiquer à l’Union au plus tard vingt (20) jours avant l’Assemblée Générale leurs observations éventuelles sur l’ensemble des documents qui leur ont été transférés dans le cadre de la préparation de l’Assemblée Générale.

B) Examen par le Conseil d’Administration de l’Union des textes des Adhérents

Le Conseil d’Administration de l’Union est chargé d’étudier les textes présentés par les Adhérents.

Pour les textes des Membres, ceux-ci sont classés en trois catégories :

  • Soit non retenus car non conformes à l’objet de l’Union ;
  • Soit intégrés directement dans le rapport d’orientation (axes stratégiques) ;
  • Soit mis en débat lors de l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration établit des réponses aux observations éventuelles formulées par les Partenaires.

C) Communication à tous les Adhérents des textes et interventions soumis au vote

Dans la mesure du possible, le Conseil d’Administration ventile à tous les Adhérents les textes et interventions qui lui sont parvenus vingt (20) jours avant l’Assemblée Générale. Lorsque les délais ne peuvent être respectés, ces textes seront remis à l’entrée en séance de l’Assemblée Générale.

4. La composition du bureau de l’Assemblée Générale
A) Le bureau de l’Assemblée Générale

Le Conseil d’Administration organise les débats de l’Assemblée Générale.

  • Le Président de l’Union préside l’Assemblée Générale ;
  • Il peut nommer un président de séance qui organise les débats et les votes ;
  • L’Assemblée Générale choisit son secrétaire qui devra retranscrire les débats lors de l’Assemblée Générale.
B) Les scrutateurs

Dès l’ouverture de l’Assemblée Générale, le Président demande à l’assemblée de désigner au plus trois (3) de ses membres. Dans la mesure du possible ceux-ci ne seront pas candidats au Conseil d’Administration et seront choisis en dehors du Conseil d’Administration en qualité de scrutateurs.

Ces derniers certifient avec le président de séance l’exactitude de la feuille de présence établie et émargée. Ils vérifient que les conditions du quorum exigées par les articles 15 et 16 des Statuts sont satisfaites. Ils vérifient les pouvoirs des Adhérents représentés.

5. Présentation des rapports et des débats
  • Le rapport moral présenté par le Président ;
  • Le rapport d’activité présenté par la Direction ;
  • Le rapport financier ainsi que le projet de budget présentés par le Trésorier ;
  • Le rapport du Commissaire aux Comptes ;
  • Le rapport d’orientation présenté par le Conseil d’Administration.
6. La procédure des votes
A) Délégué mandaté

Un seul délégué porteur des voix de son association et dûment mandaté participera aux votes. Les pouvoirs doivent être nominatifs.

Le vote par correspondance est interdit.

B) Feuille de présence

Le délégué entrant en séance doit, tant au nom de l’Adhérent qu’il représente, qu’en qualité éventuelle de mandataire d’un autre Adhérent qu’il représente, signer la feuille de présence établie à cet effet.

Ne peuvent être admis en séance que les Adhérents à jour de leur cotisation à la date de l’Assemblée Générale.

C) Ordre du jour

Les Assemblées Générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour. Elles peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer les délibérations.

Les points suivants doivent être mis à l’ordre du jour :

  • Vote sur la désignation des scrutateurs ;
  • Démissions et radiations communiquées à l’Assemblée Générale ;
  • Rapport du Commissaire aux Comptes ;
  • Rapport d’activité, débat et vote du quitus ;
  • Rapport financier, débat et vote du quitus ;
  • Le cas échéant, élection du Conseil d’Administration ;
  • Rapport moral, débat, réponse aux interventions, vote des amendements, des motions ou résolutions ;
  • Rapport d’orientation générale présenté par le Conseil d’Administration ;
  • Vote de la cotisation ;
  • Vote du budget prévisionnel proposé par le Trésorier ;
  • Vote du quitus aux administrateurs.

Des travaux en ateliers peuvent être organisés au cours de l’Assemblée Générale pour éclairer les délégués sur les problèmes actuels ou leur permettre de confronter leurs idées.

D) Votes

Les règles de vote sont définies à l’article 15 des Statuts.

Seules les voix des Membres à la date de l’Assemblée Générale sont prises en compte. Les Partenaires ne disposent que d’une voix consultative.

Elections du Conseil d’Administration

Elles ont lieu à bulletin secret. L’élection se fait sur une liste unique des candidats, à la majorité, avec possibilité de rayer.

7. Les procès verbaux et compte-rendus

Les procès verbaux des délibérations des Assemblées Générales sont établis sans blanc, ni rature, et signés par le Président et le Secrétaire de séance.

Les comptes rendus des assemblées générales sont adressés à toutes les associations membres et partenaires de l’Union dans le délai de trois (3) mois à compter de leur tenue.

8. Frais

Les frais d’Assemblées Générales font l’objet d’une prise en charge par l’Union.

ARTICLE 12

1. Conformément à l’article L. 612-5 du Code de Commerce, le Président, ou le cas échéant le Commissaire aux Comptes, présente chaque année à l’Assemblée Générale ordinaire un rapport sur :

Les conventions passées directement ou par personne interposée entre l’Union et l’un de ses administrateurs.

Les conventions passées entre l’Union et une société dont un associé indéfiniment responsable, un gérant, un administrateur, le directeur général, un directeur général délégué, un membre du directoire ou du conseil de surveillance, un actionnaire disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % est simultanément administrateur ou assure un rôle de mandataire social.

Sont cependant exclus du champ d’application des conventions réglementées les conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leurs implications financières, ne sont significatives pour aucune des parties.

2. Le rapport mentionné au 1er alinéa de l’article L.612-5 du Code de Commerce contient :
  • L’énumération des conventions soumises à l’approbation de l’Assemblée Générale ;
  • Le nom des administrateurs intéressés ;
  • La désignation de la société ayant passé une convention dans les conditions du dernier alinéa du paragraphe a) ci-dessus ;
  • La nature et l’objet desdites conventions ;
  • Les modalités essentielles de ces conventions, notamment l’indication des montants concernés et plus généralement toutes indications permettant à l’Assemblée Générale d’apprécier l’intérêt qui s’attachait à la conclusion des conventions analysées.

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